Vielleicht sind Sie gerade an dem Punkt, an dem für Sie die Entscheidung fest steht: der IT-Dienstleister muss gewechselt werden. Die Gründe dafür sind oft verschieden, aber das ist ein anderes Thema.
Was folgt ist ein ein Prozess, erfahrungsgemäß Sie als Geschäftsführer oder IT-verantwortliche Personen höchstwahrscheinlich nervös macht: Der bevorstehende Wechsel des IT-Dienstleisters.

Diese Sorge möchte ich Ihnen nehmen: denn im Grunde genommen lässt sich jedes Passwort irgendwie zurück setzen. Und auch in jede IT-Struktur ist die Einarbeitung möglich. In Wirklichkeit geht es darum, wie man den Wechsel des IT-Dienstleisters so gestaltet, dass er für Ihr Unternehmen (und natürlich den neuen Betreuer) möglichst reibungslos abläuft.

Dafür ist es am besten, wenn Sie beginnen, möglichst viele Informationen zusammen zu tragen. Das macht es Ihrem neuen IT-Partner wesentlich einfacher, Sie reibungslos weiter zu betreuen.

Im Idealfall können Sie auf eine laufend gepflegte IT-Dokumentation zurück greifen. Das wäre natürlich großartig. In der Realität ist dieses Thema oftmals schon ein Grund für einen Wechsel des IT-Dienstleisters: der alte Betreuer arbeitet ohne Dokumentation und es gibt keine Aufzeichnung über Systeme und Anwendungen. Oder zumindest haben Sie diese bisher nicht erhalten. In diesem Fall fragen Sie einfach nach, in der Regel stellt der Dienstleister dann noch eine möglicherweise irgendwo vorhandene Dokumentation bereit.

Hilfreiche Informationen bei der Übernahme der IT-Betreuung

• Eine Auflistung aller Servern mit ihren Rollen (Domain Controller, Dateiserver, Emailserver, Druckserver, usw.) – natürlich gleich mit den Active Directory Domänen-Administratoren-Zugängen, sowie den Kontaktdaten des Herstellers
• Mögliche Wartungsvereinbarungen mit den Herstellern und Seriennummern der Hardware
• Auflistung aller kritischen Netzwerkgeräte (z.B. Router, Switches, IP-Gateways, usw.)
• Details zu den LAN und WAN (z.B. MPLS-Verbindungen, VPN Verbindungen usw.) und WLAN Konfigurationen inkl. SSID und Verschlüsselungen
• Beschreibung der Firewall-Policies (Einstellungen), sowie Beschreibung aller Zugangswege von außen (Terminalserver, VPN, Teamviewer, sonstige Tools)
• Beschreibung der Email Konfiguration, Smarthosts, Anti-SPAM-Software, Blackberry-Service/ActiveSync und Zugriffs-URLs für Webmail
• Name und Zugriffsdaten zu Ihrer Webseite bzw. zum Provider/DNS und der Domäne (von allen Domänen)
• Name und Zugriffsdaten von sonstigen relevanten Diensten bezüglich Webhosting und Email (z.B. POP3 Accounts oder Hosting Ihrer Webseite)
• Name und Zugangsdaten zu möglichen SSL-Zertifikaten beim Provider
• Zugangsdaten Ihrer Internetverbindungen an allen Standorten, sowie mögliche Zugangsdaten zu Support-Portalen beim Internetanbieter
• Detaillierte Beschreibung der Backup Lösung, sowie des Notfallplans und etwaiger Failoversysteme und Funktionsweisen
• Softwarelizenzen oder Zugänge zu Open-Licence-Portalen, sowie Datenträger (sofern vorhanden)
• Liste der Anwendungen, die genutzt werden, mit Hinblick auf besonders wichtige Anwendungen (Business-Critical), sowie welche Abteilungen welche Programme nutzen
• Passwörter von Datenbank-Benutzern (sa, usw.)
• Wartungsvereinbarungen und Kontaktdaten von sonstigem IT-Equipment, z.B. Drucker, Scanner, Hosted-Lösungen, Telefonanbieter, Telefonanlagen
• Details zu geplanten Wartungsaufgaben (Softwareupdates, Windows Updates, Virenscans, usw.)
• Sonstige IT-relevante Daten die vorhanden sind.
  
  
  

Keine Angst beim Wechsel des IT-Dienstleisters

Aus Erfahrung können wir Ihnen sagen, dass der Wechsel bisher immer 100% ohne Ausfälle auf Kundenseite von statten gegangen ist. Auch in den Fällen, in denen der aktuelle „Betreuer“ einfach “wie vom Erdboden verschluckt” verschwunden ist ohne auch nur ein Passwort zu hinterlassen. Machen Sie sich also keine Sorgen.

Meistens empfiehlt es sich auch, den alten Betreuer aufzufordern “alle relevanten Daten” herauszugeben. Dieser steht oft auch während dem Wechsel für Fragen zur Verfügung.

Wenn Sie Fragen zu diesem Thema haben, stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.